Elektronika komunikado fariĝas pli populara en ĉi tiuj tagoj ol telefonvokoj, "heliko" kaj, eĉ en iuj okazoj, renkontiĝoj. En ajna profesia agordo inkluzivanta la kuracan oficejon, estas grave konsideri plurajn aferojn sendinte retpoŝtojn al kunlaborantoj, pacientoj, kuracistoj, hospitaloj, vendistoj aŭ aliaj profesiuloj.
Homoj pasigas grandan parton de sia tago malfermanta kaj legante retpoŝtojn.
Valora tempo ne devus esti malŝparita pri senutilaj kaj neimportaj retpoŝtoj. La saman profesiecon, kiun vi uzus sur la telefono, retpoŝta korespondado aŭ vizaĝo al vizaĝo ankaŭ devus esti esprimita per retpoŝto. Memoru ĉiam, ke retpoŝto estas formo de komunikado kaj la maniero, en kiu la ricevilo interpretas la mesaĝon, estas la sola afero.
Antaŭ kreado kaj sendado de retpoŝto, demandu al vi plurajn demandojn.
- Ĉu retpoŝto estas la plej bona komunikado por la informo, kiun mi sendas?
- Ĉu ĝi estas profesia?
- Ĉu ĝi konsentas HIPAA?
- Ĉu ĝi precize reprezentas min kaj la kuracan oficejon?
Retpoŝta Etiketo Regulo # 1
Pensu pri la enhavo de via mesaĝo antaŭ ol vi premas SEND . Certigu, ke retpoŝto estas la taŭga formo de komunikado por via mesaĝo anstataŭ telefonvoko aŭ kunveno. Konsideru, ke la enhavo devus reflekti la bildon kaj la nivelon de profesieco atendata de via Medicina Oficejo.
Ne sendu, antaŭen aŭ respondu ajnan retpoŝton, kiu enhavas obscenan, ofensivan, kalumnion, difamativan, rasisman aŭ seksan naturon. La sankcioj povas esti severaj por vi kaj la Medicina Oficejo.
Retpoŝta Etiketo Regulo # 2
Uzu ĝustan gramatikon, interpunkcion kaj literumadon. Denove, via mesaĝo estas spegulbildo de via Medicina Oficejo.
Ankaŭ estu certa konservi la mesaĝon konciza kaj uzi la konvenan aranĝon por via mesaĝo, kiu faciligas ĝin legi. Proponi vian retpoŝton antaŭ ol vi frapis SEND .
Ne uzu ĈIUJ ĈAPONOJ ĉar ĉi tio estas konsiderata kriante aŭ kriante en la interreta mondo. Uzu aŭdacan aŭ kursivon por emfazi vorton aŭ frazon. Krome, evitu uzi ekstreme fajnajn aŭ strangajn tiparojn, ĉar ĉi tio ebligas legi vian retpoŝton.
Retpoŝto Etiketo Regulo # 3
Certigu, ke la retpoŝta adreso estas sendita al la konvena ricevanto. Informo en Kuracistra Oficejo, precipe rilata al pacienca informo, devas esti dividita nur necese scii bazon. Krome, konsideras, ke homoj eble konsideras informojn, kiuj ne gravas al ili kiel "malŝparita poŝto".
Ne diskutu personajn kaj konfidajn informojn aŭ aligu paciencajn dosierojn per retpoŝto. Uzu paciencajn nombrojn aŭ medicinajn rekordajn nombrojn por konsili al iu revizii la konton. Via informo devus esti notata tie.
Retpoŝto Etiketo Regulo # 4
Respondu al profesiaj retpoŝtoj en 24 horoj kiam eblas. Se tio ne donas al vi sufiĉe da tempo, almenaŭ respondu diri ke vi ricevis la retpoŝton kaj vi reiros al ili kiel eble plej baldaŭ.
Ne respondu al spamado aŭ petoj por aboni / malakcepti.
Ĉi tio nur generos pli da spamo, kiu inundos vian komercan retpoŝton.
Retpoŝta Etiketo Regulo # 5
Gardu emociojn el retpoŝtoj. Estu ĝentila kaj profesia. Sciu, kiu vi povas esti senkonsidera, post sufiĉa tempo pasis al konstrui tiun tipon de rilatoj.
Ne diru ion en retpoŝto, ke vi eble bedaŭrus poste. Atentu sendi aŭ respondi retpoŝton en kolero. Neniam faru personajn komentojn pri alia persono, faru komentojn, kiuj ofendus iun aŭ diras ion, kion vi ne dirus en persono.
Retpoŝta Etiketo Regulo # 6
Gardu humuron, ŝercojn kaj ironion al minimumo. Intencoj ofte "perdiĝas en tradukado" en retpoŝtoj kaj homoj eble ne ĉiam ricevas la ŝercon.
Pensu pri ĝi de la perspektivo de la ricevanto.
Ne sendu, antaŭen aŭ respondu al ĉenoj. Ĝi estas neprofesia konduto kaj kelkaj homoj rigardas ĉi tion kiel malŝparita poŝto. Memoru, ke ajna enhavo, kiun vi sendas, reflektas la bildon kaj la nivelon de profesieco atendata de via medicina oficejo.